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餐饮采购运营模板的核心就三张表：询价函、比价表、验收单。询价函把需求说清楚，比价表把价格算明白，验收单把货扣在手里。三张表串起来，一个采购员也能管住十几个供应商。我见过不少小店，采购全靠老板在微信里问一句「今天菜什么价」，一个月下来食材钱多花几千块，问题不在人懒，是没有一张纸把话定下来。
餐饮采购运营模板到底要准备哪几张表？
三张就够，多了没人填。小店一天几十个品项，表格一复杂，采购员第二天就放弃。先把最要紧的三张跑顺，跑满一个月，再往里加东西。
三张表各管一段，别挤成一张
询价发生在下单前，比价发生在选供应商的时候，验收发生在货到门口。三个时间点不一样，责任人也不一样，硬塞进一张表，等于谁都不用负责。
谁填谁签字，比表格长什么样更重要
- 询价函由采购员发出，供应商回传，双方各留一份，后面谈价有据可查。
- 比价表由采购员填，店长或老板签字，签字的人对价格负责。
- 验收单由厨房或仓管现场签，财务月底对账就认这张纸。
询价函怎么写，供应商才愿意认真报价？
开头三句话把事说死：要什么、要多少、什么时候送到。含糊的询价函只会换来含糊的价格，最后扯皮的是你。
规格写死，别写「新鲜蔬菜」
「新鲜蔬菜」这四个字在供应商眼里没有约束力。写成「本地小白菜，去黄叶，单棵两百克以上，凌晨采摘当天上午到店」，同一批货谁家送都一个样，价格才比得出来。
报价口径统一，含税含运费写在纸面上
有的报价含运费，有的到场再收一趟车费，差价能到百分之几。询价函里直接加一行：报价含税、含送到店门口的运费，不接受二次加价。
给个回传期限
写「请在二十四小时内回传」，比写「尽快」有用得多。期限一压，报价质量立刻不一样，愿意按时回的供应商，基本也是能长期合作的那批。
比价表怎么设计，才不至于比完还是拍脑袋？
只比单价是最容易吃亏的比法。一斤土豆报两块二的可能掺水，报两块五的净菜率高，算下来后者反而更便宜。
加一列「综合到货成本」
把单价、运费、损耗率、退换货次数放在一行里看。损耗率不用精确，按经验估个大概就够，写下来总比脑子里模糊着强。
留一列历史价，涨价时你能拿出来谈
同一个品项的价格记三个月，供应商说涨你就翻给他看：上个月还是这个数，这次涨的理由是什么。这招不是多场景适用的，遇到季节性断供照样得涨，但至少你知道涨得合不合理。
验收单怎么填，才能挡住缺斤少两？
核心就一句：写实收，不写应收。单子上印着订一百斤，实际到货九十四斤，就填九十四，别怕麻烦。
现场称重，别靠目测
目测是亏钱的开始。一台电子秤几百块，一个月省下的钱远不止这个数。称完当场报数，供应商的人在场更好，省得回头不认。
三个字段必须手写
品名规格、实收数量、异常处理，缺一个后面就说不清。异常处理写清楚是退货、折价还是补货，写明白了下次送货才不会再犯。
谁验收谁签字，问题货当场拍照
照片存在手机里，月底对账有争议时能直接甩出来。口头说一句「这次算了」，下次还是同样的问题。食品安全相关的索证索票也要留着，具体项目可以对照《食品安全法》里关于进货查验的要求。
这套模板多久更新一次？
价格一个月复盘一次，表格半年动一次。改得太勤，采购员记不住；一直不改，表格会跟实际业务脱节。
先跑三张，别一次上十几张
见过一家连锁门店，采购制度写了二十多页，结果门店照样用微信下单。真正起作用的是习惯，不是文件的厚度。
下一步很简单：今天就先把询价函写出来，发给三家供应商试一轮。三份报价摆在一起，你大概就知道自己以前多花了多少钱。