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如果你管过餐厅的账，肯定见过这种画面：月底盘点，毛利不到50%，采购报价单上五花肉12元一斤，可菜市场昨天才卖9块。你跟采购说，他说“这段时间肉价涨了”。你打开手机上批发市场的报价，发现根本没怎么动。这时候你就知道，采购环节大概有问题了。
先说说：哪些采购信号可能是故意虚报
很多老板没意识到，采购单上的“合理波动”常常是藏猫腻的地方。我见过一个连锁餐饮的财务，她的做法很简单——每周抽三个食材对照批发市场价。一旦发现价格连续两周高于正常区间15%，就标记出来。这个方法后来成了店里的固定动作。
出现下面几种情况，不一定就是虚报，但你需要多留个心眼：
- 某类食材价格长期高于农贸批发均价，比如西红柿进价能比市场高30%。偏离度超过20%就要警惕。
- 营业额降了10%，米面油采购量反而涨了，说明采购量与经营情况不匹配。
- 供应商常年只有一家，采购不愿意换，而报价又比其他渠道贵。
根据中国饭店协会《2023中国餐饮业年度报告》，餐饮企业平均食材成本占营业额的40%左右。采购环节每多花1个点，就等于利润白白少了1个点。
最实用的三单核对法，不怕他不承认
所谓三单，就是采购申请单、供应商送货单、入库验收单。很多小店没这个意识，只有采购自己写的单子和一张收据，这肯定不行。你要做的是每月把这三张单子对一遍：
- 申请单上写的数量，和验收单上实际收到的数量是否一致；
- 送货单上的价格，和财务结算时的价格是否一致；
- 签字人是不是同一个人，有没有代签。
我遇到过一家餐厅，采购申请的是100斤土豆，送货单是90斤，但发票按100斤结算，差额的钱被采购和供应商分掉了。用三单核对法一查就露馅。中小餐厅不必上ERP，用Excel做一张价目表，把每次采购的记录按日期、品名、数量、单价、供应商列出来，就能实现可追溯。
市场比价怎么做才能让采购无话可说
比价不是随便去菜市场转一圈。早上和中午价格差很多，批发和零售也不同。比较靠谱的做法是：每两周去当地批发市场，分别问三家供应商“一次拿50斤多少钱”“长期供货什么价”，拿到真实批发价，记录下来。
然后把自己的比价结果和采购报价单对比，算一下偏离率。一旦超过10%，就让采购写书面说明。注意，不同食材的波动范围不一样：猪肉、水产波动大，蔬菜、粮油波动小，所以要分品类设定上限。比如蔬菜类偏差超过15%，就得提交三家报价单作为证据。有了这个动作，采购会知道你不是好糊弄的。
发现问题怎么处理，既不冤枉人也留得住人
处理采购问题有个原则：对事不对人。我认识一位做餐饮财务的审计老师说，大多数采购问题不是人品问题，而是流程漏洞给了机会。所以靠前次发现小问题，先谈话，别直接开除。给他一个重新询价的机会，让他列出一周内三家供应商的报价对比。然后明确告诉红线：一旦发现虚报且证据确凿，直接走人。
同时要调整制度：采购轮岗、供应商定期比选、财务每月抽查。有家烤鱼店老板告诉我，用了这套方法后，食材成本从42%降到37%，一年多赚了十几万。方法都不复杂，难在坚持。
三个常问问题，一次性说清楚
问：供应商开的是正规发票，但价格就是比市场高，怎么办？
这种情况很常见。发票只能证明交易，不能证明价格合理。解决办法是把市场价格记录写进采购合同，约定“同品类价格超过市场均价10%时，甲方有权拒付”，这样财务就有依据。
问：采购是大厨的亲戚，怎么查？
制度上做文章：大厨只管菜品质量和验收，采购由财务或店长兼任，或者双人签字。人最怕制衡。
问：查出一次小问题，要不要开除？
看金额和态度。金额小、愿意改正，可以留用观察；金额大或者屡教不改，直接处理。一个人带坏整个风气，损失更大。
识别异常采购没有窍门，就是定期比价、三单核对、透明制度。建议你下个月开始，选三种常用食材做一次价格对比，大概花30分钟。也许你会发现一些意外的东西。别小看这几个动作，省下的都是利润。
