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餐饮采购系统选型，我的结论很直接：门店不到 10 家，别自建，买 SaaS 就行；门店过了 30 家、采购品类杂、手上又有稳定的技术团队，再认真考虑自建。真正难的是中间那一段，得把账算清楚。
这几年问我这个问题的人不少，做火锅的、做快餐的、做团餐的都有。大家担心的点其实很像：怕 SaaS 用两年涨价，怕自建做出来没人维护。
自建和买 SaaS，餐饮采购系统选型的核心差别在哪？
差别不在功能清单上，而在三件事：钱怎么花、需求谁来改、数据最后归谁。把这三件事想明白，选型基本就定了。
钱是一次性掏，还是月月掏
自建的钱花在前面。服务器、开发人力、测试，一股脑砸进去，后面每年还有运维。SaaS 反过来，一家店一个月几十到几百块，按门店数走，前期几乎没压力。
听起来 SaaS 更划算？不一定。门店开到三五十家，一年订阅费也不便宜，而且这笔钱是年年交，交到你不做那天为止。
需求谁来改
自建较大的好处就在这。你们的采购流程特殊，比如要先过中央厨房再分到门店，或者按档口单独核算成本，这种需求找 SaaS 厂商，人家要排版本，排到什么时候没人敢保证。
自己团队做就不一样，今天提，下周就能上。代价是你得养得起这个团队。
数据最后归谁
采购数据里藏着供应商报价、账期、毛利结构，说白了是餐饮老板的命根子。自建的数据在自己服务器上，心里踏实。SaaS 的数据在别人机房，这本身不是问题，问题是你能不能随时完整导出来。
签合同之前，一定要问一句：能不能一次性导出全部历史单据，什么格式，收不收钱。这个问题问出来，不少厂商的脸色会变。
自建一套餐饮采购系统，到底要花多少钱？
一套能真正跑起来的采购系统，最少要三个人做半年。这不是拍脑袋，是行业里比较常见的配置：一个后端、一个前端，再有个产品兼测试的人盯着。
人力账怎么算
按现在市面上的行情，中级工程师月薪两三万，三个人半年，光人力就三四十万。这还没算服务器、短信、电子签章这些零碎开销。
三四十万还只是第一版的钱。采购系统最麻烦的地方在于，它要跟供应商打交道，供应商的报价单格式五花八门，Excel、微信截图、PDF 都有。每接一家新供应商，就是一次新的开发。
时间账比钱更贵
从立项到门店真的用起来，半年算快的。需求确认要时间，开发要时间，最难的是推广。门店的采购员习惯了微信喊一声、Excel 记一笔，你让他换成系统里下单，头一个月肯定有人骂。
上线之后才是开始
服务器要人看着，数据要备份，账号权限要管。供应商那边系统一升级，你的接口就可能挂。这些事不产生新功能，但没人管就出乱子。
买 SaaS 最容易踩哪些坑？
三个坑最常见：收费方式、供应商配合度、数据出口。前两个在签约前能问清楚，第三个很多人用了两年才发现。
按门店数收费，越开越贵
SaaS 大多按门店或账号收费，开店是好事，但订阅费也跟着涨。有些厂商还分模块卖，采购一个价、库存一个价、对账再一个价，报价单得逐条对着看。
供应商不愿意用你的系统
餐饮采购里最容易被忽略的一条，是供应商那一头。你买了系统，供应商不登录、不接单、还是微信发报价，系统就成了摆设。选型的时候可以直接问厂商：你们对接过多少家供应商，能不能帮我们把现有供应商拉进来。
数据导不出来
前面提过一次，这里再说一遍。合同里要写明数据归属和导出义务，包括导出格式、频率，以及终止合作后数据保留多久。别嫌麻烦，这一条以后能救你。
什么情况下自建才划算？
三个条件同时满足，才建议自建：门店规模到了、有稳定技术团队、采购流程确实特殊。缺一个都别硬上。
规模门槛
我一般建议 30 家门店以上再谈自建。门店少的时候，采购量撑不起一套系统的开发成本，SaaS 那点订阅费远比自建便宜。
团队门槛
没有自己的技术团队，自建等于给自己挖坑。外包做完就走，第二年想改个字段都找不到人。
业务门槛
你的采购流程本身就是竞争力，比如有中央厨房、有多级仓、有特殊的结算规则，市面上通用产品满足不了，那自建才有意义。反过来，如果你的流程和大多数连锁餐企差不多，自建就是重复造轮子。
怎么判断？给你一个三步法
方法不复杂，三步走完，答案基本自己会浮出来。
第一步，算三年总成本
- SaaS 这边：门店数乘以单价乘以 36 个月，再加上可能的实施费和对接费。
- 自建这边：人力乘以开发周期，加服务器，再加每年 15% 到 20% 的运维投入。
- 两个数摆在一起看，别只盯着第一年。
第二步，列出必须有的功能，不超过十条
超过十条，说明你还没想清楚自己要什么。餐饮采购真正跑不掉的就那几样：请购、比价、下单、收货、对账。剩下的都是加分项，不该成为选型的决定因素。
第三步，拿两家门店试一个月
两种方案都先小范围跑。试的时候只盯一个指标：采购员有没有真的在用。用不起来，功能再全也白搭。
最后说两句实在的
餐饮采购系统选型这件事，没有标准答案，只有匹配不匹配。行业里每年都有连锁协会出的报告，看下来会发现一个规律：门店数越多的品牌，越倾向于自己掌握采购系统；中小品牌则更愿意把这块交给服务商。
如果你现在正准备做决定，我的建议是先花半天时间，把三年总成本那张表算出来，再去问两三家 SaaS 厂商要报价和数据导出方案。账一算完，很多纠结自己就消失了。